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Rédiger un scénario magnifique en 11 étapes

Lina Janssen a écrit cet article dans la catégorie Marketing

Un événement où tout roule comme sur des roulettes : le rêve de tout organisateur d’événement ou de salon. L’organisation d’un salon demande beaucoup de travail. Et le jour même, cela peut être parfois chaotique. Un scénario vous donne alors une vue d’ensemble. Mais comment rédiger un scénario et par quoi commencer? Quels sont les éléments que vous ne pouvez absolument pas oublier ? Après avoir lu cet article, vous aurez suffisamment d’outils en main pour rédiger un scénario ultra professionnel. Vous serez ainsi assuré de passer une journée sans souci!

1. Quelle est la nécessité d'un scénario ?

Votre oratrice principale est à la porte. La personne qui devait la recevoir est malade et il n’y a personne pour l’accueillir. Vous n’avez aucune idée de ce qu’il faut faire. Est-elle arrivée trop tôt ? Doit-elle recevoir des instructions et un pack de bienvenue ? Votre tête est sur le point d'exploser. Vous n’aviez pas du tout pensé à cela en plus des mille et un autres petits détails. Vous voyez où je veux en venir avec cette histoire ? L’adage ne dit-il pas qu’un travail bien préparé est déjà à moitié terminé ? Ne faites pas attendre votre oratrice principale et soyez prêt. Rédigez un scénario. Il donne de la clarté, confirme les accords conclus, fonctionne en tant que back-up, mais surtout, il vous permet une plus grande quiétude. Sans scénario, pas d’événement de rêve.

Lisez également: Comment organiser un salon ?

2. Exemple de scénario

Avant d’imaginer dans les moindres détails l’heure à laquelle Pierre doit accueillir l’oratrice principale, rédigez un planning global. Lors de la rédaction du scénario, commencez par la base : la mise en page. Dessinez cinq colonnes : Heure, Qui, Quoi, Où, Remarques. À partir de là, vous pouvez remplir le tableau chronologiquement et vous verrez que votre tête aura moins le tournis avec toutes les informations reçues en vrac. Vous trouverez ci-dessous un exemple de scénario. Il est temps de remplir ces colonnes! 423-Beursdraaiboek-featured-boek

3. Réfléchir, réfléchir, réfléchir…

Voilà la base de votre scénario. Il ne vous reste plus qu’à ordonner tous les faits et à n’oublier aucun détail. Seul, vous n’y arriverez pas. Demandez à un ou plusieurs collègues de réfléchir avec vous. Lorsque vous êtes certain d’avoir imaginé tout scénario catastrophe possible, vous pouvez penser à votre événement le cœur plus léger. Oui, cela demande un temps considérable et précieux. Dès lors, commencez bien à temps. 423-Beursdraaiboek-featured-plan

4. Les bases

Ne gardez pas la vue d’ensemble pour vous seul. Chaque collaborateur doit savoir ce qu’il ou elle doit faire au cours de votre salon ou de votre événement. Pour ce faire, rédigez une vue d’ensemble générale pour le ou les jours concernés. Cartographiez les éléments suivants : • Nom de l’événement ; • Nombre d'invités attendus ; • Type d’événement (par exemple, un salon ou un congrès) ; • Lieu ; • Dates et heures (également celles du montage et démontage) ; • Responsable final de l’événement ; • Liste des invités spéciaux et des orateurs. Rien n’est plus gênant que de ne pas reconnaître l’orateur principal. Un moment de grande solitude pour votre collaborateur et un accueil tout sauf chaleureux pour l’orateur ; • Numéro de téléphone du secouriste d’entreprise ou localisation du personnel de premiers secours.

5. Accueil

La probabilité est grande que certains participants ne se soient jamais rencontrés avant l’événement. Dès lors, invitez tout le monde à une courte réunion et parcourez ensemble le scénario. Ajoutez une page avec tous les participants et leur numéro de téléphone. Désignez toujours une personne qui aura la régie en main. Elle sera également la personne de contact lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. La règle vaut ici également : plus grande est la vue d’ensemble, plus les collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs tâches.

6. Début, milieu, fin

Vous savez maintenant l’importance d’une bonne préparation. Il est donc logique d’avoir un scénario non seulement pour l’événement, mais également pour le montage et le démontage. Qui va construire quoi dans quelle salle ? Et où doivent aller au final tous les décors loués ? Tous ces éléments se font plus rapidement lorsque vous les avez définis au préalable.

CONSEIL: Rédigez un scénario séparé pour vos fournisseurs. Ainsi, ils ne doivent pas tout feuilleter. Cela fera gagner du temps.

7. La sécurité prime

Lors de la planification d’un événement, vous espérez un joli résultat final et des visiteurs satisfaits. N’oubliez pas de tenir compte d’une situation d’urgence. Vous voulez que tout le monde soit évacué rapidement et en toute sécurité lorsqu’un incendie se déclare, par exemple. Ajoutez donc toujours un plan d’évacuation à votre scénario. Ainsi, chacun sait comment guider les invités dehors dans le calme. Et soi-même bien sûr. 423-Beursdraaiboek-featured-veiligheid

8. L’amour passe par l’estomac

Votre événement peut être très amusant, au final tout le monde aura un peu faim. Rien n’est plus contrariant qu’un événement où il n’y a rien à grignoter. Non seulement ce n’est pas bon pour l’humeur de vos visiteurs, mais ça l’est encore moins pour leur tension. Gardez-les attentifs à l’aide d'une bouteille d’eau et de différents fruits. Distribuez des sucreries au moment du café. Ou impressionnez-les avec un buffet de sandwiches lors du lunch. Notez le nombre d’invités que vous attendez, l’heure à laquelle quelque chose est servi, le lieu, ce que vous servez et qui en est responsable. 423-Beursdraaiboek-featured-drankjes

9. Tout est bien qui finit bien

Votre événement touche à sa fin. Il est dix-huit heures trente, le dernier visiteur quitte les lieux et votre estomac commence à se manifester. Mais avant que chacun rentre chez soi, n’oubliez pas le démontage. Heureusement, vous avez écrit un scénario à cet effet. Vous ne l’avez pas fait ? Comptez facilement deux heures de plus par rapport au planning de démontage original.

Conseil : Le démontage peut attendre un peu ? Organisez un en-cas avant. Ainsi, tout le monde aura suffisamment d’énergie pour donner un dernier coup de main.

10. Créez une vue d’ensemble

Vous avez pensé à tous les détails. Vous contemplez le résultat final et remarquez que votre cerveau a du mal à gérer toutes les informations mises noir sur blanc. Ne vous perdez pas dans les méandres des horaires et des mots. Organiser un événement peut créer des tensions. Laissez vos yeux se reposer avant de rechercher quelque chose. Utilisez des couleurs pour que vous et tous les autres lecteurs puissiez voir immédiatement où vous devez chercher. Non seulement cela apaise, mais la lecture en est facilitée. D’une pierre deux coups!

11. Évaluer c’est apprendre

On apprend seulement en faisant des erreurs. Et vous allez assurément en faire. Parfait ! Car ces moments d’apprentissage, vous pourrez les utiliser lors des salons futurs dans votre agenda. Procédez à une évaluation tant que tout est frais dans votre mémoire. Pour cela, ajoutez un formulaire d’évaluation à la fin de votre scénario. Par la suite, vous pourrez discuter en toute tranquillité des points négatifs et les utiliser comme feed-back utile pour un succès encore plus grand lors de l’événement suivant. 423-Beursdraaiboek-featured-evalueer

3 conseils de salon bonus

Votre scénario est totalement complet. Tout a été pensé dans les moindres détails au niveau de l’organisation. Grâce à ce scénario et aux trois conseils bonus, nous garantissons le succès de votre événement!

1. Pensez à vous-même

Vous êtes tellement occupé à propos de tout et de tout le monde pour que le salon se déroule sans accroc, que vous en oubliez d’emporter la bonne paire de chaussures pour vous. Évitez ce stress inutile et rédigez une liste contenant tout ce que vous devez avoir avec vous ce jour-là : boisson, vêtements, maquillage, nourriture…

2. Goodies

Le salon est l’endroit où vous pouvez rencontrer de nombreux clients. Faites-en bon usage et distribuez vos goodies dans un chouette sac à cadeaux. Ainsi, votre entreprise est toujours présente dans la mémoire de votre client potentiel lorsqu'il rentre chez lui.

3. Ne laissez pas trainer ces prospects!

Vous avez collecté quelques bons prospects ? Super ! Faites le suivi de ceux-ci dans les jours qui suivent afin de rester dans leur esprit. Vous augmentez ainsi vos chances de conclure un accord réussi. Faites le suivi par téléphone, par e-mail ou en envoyant un courrier direct personnel par la poste.

Vous avez maintenant les bons outils en main pour rédiger un super scénario complet. Le salon est à nouveau en vue ? Assurez-vous d'avoir tout réglé et téléchargez la check-list. Vous trouverez ici le top des salons de notre assortiment et nous vous expliquons également comment vous faire remarquer au mieux lors du salon. Vous avez un exemple de scénario ou des conseils pratiques ? Faites-le nous savoir dans les commentaires !