Organiseer je een sportdag, feest, foodtruckfestival of personeelsuitje? Met een strak draaiboek hou je alle touwtjes in handen, zelfs als de tent (letterlijk) op instorten staat. In dit blog lees je hoe je een draaiboek opbouwt, geven we tips voor verschillende buitenevenementen en download je de gratis checklist zodat je echt (echt, écht) niets vergeet. Maak van jouw evenement gegarandeerd een succes!

Basisingrediënten voor elk draaiboek

1. Belangrijke informatie

• Basisinformatie over het evenement: naam, soort, beschrijving, aantal bezoekers, locatie, datum
• Organisatoren en andere belangrijke personen, en hun telefoon- en portonummers

Noodnummers, bijvoorbeeld van de BHV’er en de EHBO

• Betrokken partijen, zoals leveranciers en verhuurders van apparatuur, en de gegevens van de contactpersoon
• Overige partijen, zoals hotels en taxidiensten, en de contact- en adresgegevens

Tip: maak ook een lijst van speciale gasten en sprekers met een foto en een beschrijving. Zo weet iedereen welke belangrijke personen er rondlopen en voorkom je ongemakkelijke (en ongastvrije) momenten.

2. Programma

Noteer de begin- en eindtijden en de locaties van de verschillende onderdelen. Dit geeft je een snel overzicht van het programma. Tip: print het programma in het klein, plastificeer de kaartjes en prik er een gaatje in. Zo heeft iedereen een handzaam programma voor aan z’n keycord of riemlus en hoef je niet heel de tijd met een stapel papierwerk te zeulen.

3. Minutenplanning

Waar je bij ‘programma’ alleen de basisinfo geeft, geef je in dit deel van het draaiboek per programmaonderdeel antwoord op de wie-wat-waar-wanneer.

• Wie is hier verantwoordelijk voor?
• Wat houdt het in?
• Waar vindt het plaats?
• Wanneer begint en eindigt het?

De minutenplanning houdt niet op bij het eindigen van het evenement zelf – neem ook de afbouw en opruimtijd in je planning op en werk deze op dezelfde gedetailleerde manier uit. Als iedereen ‘het end in de bek heeft’ wil je vlot kunnen afsluiten!

Tip: hou ook een kolom over voor bijzonderheden of notities die je op de dag zelf maakt.

4. Bijlagen

Stukken die specifieke informatie geven voeg je achter in het draaiboek toe als bijlage. Maak altijd een inhoudsopgave om alles snel terug te vinden. Denk hierbij aan:

• Noodplan
• Plattegrond en opstelling ruimtes
• Begroting
• Catering
• Routebeschrijvingen en parkeerplekken
• Mailcontact met andere partijen
• Reserveringsbevestiging
• Huisregels
• Checklists
• Gebruiksaanwijzingen
• Uitgeschreven speeches

Tip: schrijf kort en bondig. Op het moment dat je info uit het draaiboek nodig hebt, moet je die in één oogopslag kunnen terugzien. Extra handig is om gebruik te maken van kleuren en tabellen waar alles netjes onder elkaar staat.

Met bovenstaande tips leg je de basis voor een goed draaiboek. Nu is het tijd om de details van jouw buitenevenement uit te werken! Voor vier soorten evenement hebben we onmisbare details op een rijtje gezet die jouw draaiboek de houvast maken voor de hele dag.

Draaiboek voor… een sportdag

Neem teamwissels in je tijdsplanning op

Hou met je planning rekening dat het wel even kan duren voordat iedereen zich van het voetbalveld naar de estafette heeft begeven en klaar is voor het startschot. Kijk hoeveel sporters zich moeten verplaatsen en hoe groot de locatie is en maak een realistische schatting. Zo kom je niet in de knoei met de tijd aan het eind van de dag. Ook niet vergeten: las een drinkpauze in na elke sportactiviteit.

Maak de teamindeling van tevoren

Honderd rennende kinderen over het veld – die zijn lastig te onderscheiden. Creëer overzicht door verschillende teams een eigen kleur T-shirt te geven. Als je van tevoren een teamindeling wilt maken, kun je die kwijt in het draaiboek. Hier zet je ook de groepsbegeleider bij.

Noteer noodnummers op de eerste pagina

Gaat het er fanatiek aan toe? Zorg dat de EHBO binnen handbereik is met koelcompressen voor verstuikte enkels en pleisters voor opengehaalde knieën. Noteer hun mobiele nummers in het draaiboek, zodat elke hulpouder en leerkracht ook vanaf de achterkant van het veld hulp kan inschakelen.

Draaiboek voor… een festival of feest

Stippel logische routes uit

Met meerdere podia, horecahoeken en activiteiten is het aan te raden om je bewegwijzering on point te hebben. Stippel logische routes uit en geef op de juiste punten aan waar je heen moet voor bijvoorbeeld de toiletten of de EHBO. Dat kan handig met bordjes of banners. Je kunt de plattegrond, handige info en de timetable ook aan je bezoekers geven op een vouwkaart of dit laten drukken op een grote poster.

Maak een noodplan

Als je veel mensen op je terrein hebt, kan er nog wel eens iets foutgaan. Al ben je een geboren optimist, denk een paar rampscenario’s uit met een bijbehorend actieplan. Wie bellen we als er een tent in de hens vliegt? Wat doen we als een artiest niet op komt dagen? Als je hier al over na hebt gedacht, zul je een stuk geruster in actie komen.

Neem bestellingen in je draaiboek op

Laat alles bij de entree soepel lopen bij het uitdelen van festivalbandjes en consumptiebonnen door genoeg voorraad te hebben. In je draaiboek noteer je hoeveel er van alles is en waar je de voorraad bewaart.

Draaiboek voor… een foodtruckfestival of markt

Voeg een plattegrond toe

Maak een logische indeling op basis van wat de kraampjes aanbieden en hoe ze hun eten bereiden. Als gasten moeten wachten op hun eten, is het bijvoorbeeld handig om een ruimere plek te zoeken dan een plek midden op het looppad. Deze indeling zet je in het draaiboek, zodat standeigenaren weten waar heen moeten.

Neem terreinrondes in je tijdsplanning op

Al die losse gerechten en drankjes zorgen voor veel afval. Zorg dus vol voldoende afvalbakken waar bezoekers hun servetten, bordjes en bestek zelf kunnen recyclen. Neem ook checkmomenten op in je tijdsplanning om te controleren of er zakken vervangen moeten worden. Dat is namelijk iets wat je snel vergeet!

Schat hoeveel zitplekken er nodig zijn

Mensen komen op dit evenement af om lekker te genieten. Dit maak je mogelijk door over het terrein gezellige zithoeken te creëren met loungemeubelen, zitzakken, strandstoelen of hangmatten. Noteer hoeveel zitplekken er zijn. Als uit de evaluatie blijkt dat er te weinig zitgelegenheid was, weet je dat je er de volgende keer meer van moet regelen.

Draaiboek voor… een personeelsuitje

Voeg een paklijst toe

Wees op alles voorbereid en regel vast (storm)paraplu’s – in je huisstijl natuurlijk. Neem in het draaiboek een paklijst mee waar je alles makkelijk op afvinkt.

Print het mailcontact met locaties

Als je dagprogramma bestaat uit het bezoeken van locaties, is het aan te raden om het mailcontact en de gemaakte afspraken als bijlage toe te voegen aan het draaiboek.

Neem pauzes in je tijdsplanning op

Je kunt er niet genoeg van inlassen in je tijdsplanning: toiletpauzes. Teamleden met een miniblaas zullen je dankbaar zijn!

Download de gratis draaiboek-checklist Ga je aan de slag met het opbouwen van je eigen draaiboek? Hou dan onze handige checklist ernaast. Zo weet je zeker dat je draaiboek alle benodigde onderdelen bevat. Download het draaiboek hier.

Alles uitgedacht? Drukwerk besteld? Iedereen gebriefd? Jij bent klaar voor je buitenevenement! Organiseer je de volgende keer een beurs? Check hier onze beurs-survivalgids.