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Créez un évènement sans tracas avec notre scénario (plus checklist gratuit)

lundi 12 juillet 2021

Vous organisez une journée sportive, une fête, un food truck festival ou une sortie du personnel ? Un scénario bien structuré vous permettra de garder le contrôle, même si votre eévènement est (littéralement) sur le point de s'effondrer. Dans ce blog, vous pouvez lire comment créer un scénario, nous donnons des conseils pour divers événements en plein air et vous pouvez télécharger le checklist gratuit pour ne (vraiment) rien oublier. Faites de votre événement un succès garanti !

Les ingrédients de base de tout scénario

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1. Les informations importantes

  • Informations de base sur l'événement : nom, type, description, nombre de participants, lieu, date.
  • Organisateurs et autres personnes importantes, et leurs numéros de téléphone et de poste
  • Numéros d'urgence, par exemple pour le service interne d'urgence et de premiers secours.
  • Les parties concernées, telles que les fournisseurs et les bailleurs de matériel, et leurs coordonnées.
  • D'autres parties, telles que les hôtels et les services de taxi, et leurs coordonnées.

Conseil : dressez également une liste des invités spéciaux et des intervenants avec une photo et une description. Ainsi, tout le monde saura qui sont les personnes importantes et vous éviterez les moments gênants (et désagréables).

2. Le programme

Notez les heures de début et de fin et les emplacements des différentes parties. Cela vous donne un aperçu rapide du programme. Conseil : imprimez le programme en miniature, plastifiez les cartes et piquez un trou dedans. Ainsi, chacun dispose d'un programme pratique à porter à son tour de cou ou sa boucle de ceinture et vous n'avez pas à transporter en permanence une pile de documents.

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3. Le planning à la minute

Alors que la section "programme" ne fournit que les informations de base, cette section du scénario répond aux questions "qui, quoi, où et quand" pour chaque partie du programme.

  • Qui en est responsable ?
  • En quoi cela consiste-t-il ?
  • Où cela se passe-t-il ?
  • Quand commence-t-il et finit-il ?

La planification à la minute ne s'arrête pas à la fin de l'événement lui-même - incluez le temps de démontage et de nettoyage dans votre planification et travaillez-y de la même manière détaillée. Quand tout le monde a eu sa dose, il faut pouvoir terminer rapidement ! Conseil : gardez une colonne pour tous les détails spéciaux ou les notes que vous prenez le jour même.

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4. Les annexes

Les documents qui fournissent des informations spécifiques doivent être inclus à la fin du scénario sous forme d'annexes. Faites toujours une table des matières pour que tout puisse être retrouvé rapidement. Pensez par exemple à :

  • Plan d'urgence
  • Plan et disposition des pièces
  • Plan budgétaire
  • Service de restauration
  • Itinéraires et places de parking
  • Contact e-mail avec d'autres parties
  • Confirmation des réservations
  • Règlement intérieur
  • Checklist
  • Modes d'emploi
  • Discours écrits

Conseil : écrivez de manière concise. Lorsque vous avez besoin d'informations dans le scénario, vous devez pouvoir les voir d'un seul coup d'œil. Il est particulièrement utile d'utiliser des couleurs et des tableaux où tout est bien ordonné.

Avec les conseils ci-dessus, vous poserez les bases d'un bon scénario. Il est maintenant temps de régler les détails de votre événement en plein air ! Pour quatre types d'événements, nous avons listé les détails indispensables qui feront de votre scénario le guide à suivre pour toute la journée.

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Un scénario pour... une journée sportive

Inclure les changements d'équipe dans votre plan de temps

Lors de la planification, n'oubliez pas qu'il faudra peut-être un certain temps pour que tout le monde se rende du terrain de football au relais et soit prêt pour le coup d'envoi. Vérifiez combien d'athlètes doivent être déplacés et quelle est la taille du site et faites une estimation réaliste. Ainsi, vous n'aurez pas de problème avec l'heure à la fin de la journée. N'oubliez pas non plus de faire une pause pour boire après chaque activité sportive.

Faites les divisions d'équipe à l'avance.

Une centaine d'enfants qui courent dans le champ - ils sont difficiles à distinguer. Organisez-vous en attribuant aux différentes équipes des couleurs de T-shirts différentes. Si vous voulez faire une affectation d'équipe à l'avance, vous pouvez la mettre dans le scénario. Le chef de groupe doit également être inclus.

Inscrivez les numéros d'urgence sur la première page.

L'ambiance est mouvementée ? Assurez-vous que la trousse de premiers soins est à portée de main, avec des compresses réfrigérantes pour les chevilles foulées et des pansements pour les genoux cassés. Notez les numéros de téléphone portable importants en cas d'urgence dans le scénario, afin que chaque parent et enseignant puisse appeler à l'aide depuis le fond du terrain.

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Un scénario pour... un festival ou une fête

Cartographier les routes logiques

Avec de multiples scènes, des coins de restauration et des activités, il est conseillé d'avoir un bon plan. Tracez des itinéraires logiques et indiquez aux bons endroits où vous devez vous rendre, par exemple aux toilettes ou aux premiers secours. Cela peut être fait de manière pratique avec des panneaux ou des bannières. Vous pouvez également remettre le plan, les informations utiles et les horaires à vos visiteurs sur des cartaplis ou les faire imprimer sur des grandes affiches.

Faites un plan d'urgence

Si vous avez beaucoup de monde sur votre site, les choses peuvent parfois mal tourner. Même si vous êtes un optimiste né, pensez à quelques scénarios catastrophes avec un plan d'action correspondant. Qui devons-nous appeler si une tente prend feu ? Que faire si un artiste ne se présente pas ? Si vous y avez déjà réfléchi, vous serez beaucoup plus à l'aise pour passer à l'action.

Inclure les commandes dans votre scénario

Assurez-vous que tout se passe bien à l'entrée en disposant d'un stock suffisant de bracelets événementiels et de tickets de consommation. Dans votre scénario, vous indiquez la quantité de chaque élément que vous possédez et l'endroit où vous conservez le stock.

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Un scénario pour... un food truck festival ou un marché

Ajouter un plan des stands

Créez une disposition logique en fonction de ce que les stands proposent et de la façon dont ils préparent leurs aliments. Si les invités doivent attendre leur repas, par exemple, il est utile de trouver un endroit plus spacieux qu'une place au milieu de l'allée. Vous mettez cette disposition dans le scénario, pour que les propriétaires de stands sachent où aller.

Inclure les visites de sites dans votre emploi du temps

Tous ces plats et boissons en vrac créent beaucoup de déchets. Assurez-vous qu'il y a suffisamment de poubelles où les visiteurs peuvent recycler leurs serviettes, assiettes et couverts. Prévoyez des points de contrôle dans votre planification du temps pour voir si les sacs doivent être remplacés. C'est quelque chose que l'on oublie facilement !

Estimez le nombre de sièges dont vous aurez besoin.

Les gens viennent à cet événement pour s'amuser. Vous pouvez rendre cela possible en créant des petits coins confortables avec des meubles lounge, des coussins géants, des chaises de plage ou des hamacs. Notez combien de sièges il y a. Si l'évaluation montre qu'il n'y avait pas assez de places assises, vous savez que vous devrez en prévoir davantage la prochaine fois.

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Un scénario pour... une sortie du personnel

Ajouter une en cas de problèmes

Soyez prêt à tout et prévoyez des parapluies (de tempête) - dans le style de votre maison bien sûr. Incluez cette liste dans le plan où vous pouvez facilement cocher tout ce qui est nécessaire.

Imprimer le contact du courrier avec les emplacements

Si votre programme de jour comprend des visites de lieux, il est conseillé d'ajouter le contact e-mail et les accords conclus en pièce jointe au scénario.

Prévoyez des pauses dans votre emploi du temps

Vous ne pouvez pas en intégrer suffisamment dans votre planning : les pauses toilettes. Les membres de l'équipe avec des mini-vessies vous remercieront !

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Le scénario est fait ? Imprimés commandés ? Briefé tout le monde ? Vous êtes prêt pour votre événement en plein air ! Organisez-vous une foire commerciale la prochaine fois ? Consultez notre guide de survie aux salons professionnels ici.


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Céline Canon

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